外贸业务如何做一份客户满意的报价单

外贸业务或跟单如何才能做出一份客户满意的报价单?

那么首先要从理解"客户满意“的含义开始。所谓"客户满意"就是能满足客户一切或绝大部分需求的报价单;

  1. 是否提供客户提出的基本询价结果?
  2. 是否在报价单中详细注明报价细节?
  3. 是否在报价单中明确写明报价条款?
  4. 报价是否符合客户的预期?
  5. 如果报价不符合客户的预期,那么有什么备用方案可选?
  6. 是否提供给客人更优或更有竞争力的单价?

以上仅仅是客户部分满意的方面,要得到客户更多的满意则需要在报价单中花费更多的精力。可能有些人认为不就是一份报价单吗,有那么较真吗?确实,在我接触到的业务员或跟单员,或是供应商的业务报价中,都普遍存在以下几个问题:

  1. 报价态度不端正,随便在邮件内容或聊天软件上就提供给客人单价
  2. 报价单格式杂乱,排版无序,客人无法快速而有效地找到需要的报价内容
  3. 给客户的报价单也只有自己能看懂
  4. 报价没细节,也不主动说明,客人需要像挤牙膏一样一点一点地问清楚细节

做好一份报价,除了需要拥有行业的专业方面的知识,更需要结合市场行情,以及客户特点来制作。在许多的公司,基础报价通常首先是由专项报价工程师来完成,因为工程师对整个产品的开发,生产和品质检验等流程相当熟悉,也就能完整把控各流程中的实际成本。完成了的基础成本核算,再将由业务员/跟单员来继续检查,这个过程主要依据当前的市场行业,竞争对手的竞争力以及客户的具体要求来调整最终报价单。

那么对于独立的外贸业务员或跟单员来如何独立完成一份让客户满意的报价单呢?

基础成本核算

如果公司没有专业报价工程师的,可以求助于公司的跟单或项目工程师,尽可能多的得到产品开发生产的细节和要求,特别是物料清单方面的细节和各工序加工细节和损耗情况;而如果公司没有配置工程团队,则可以与生产此部件的生产厂家直接核对相关的细节。同时,也可以从采购部得到详细的采购成本单价和细节来完善产品的基础成本核算;因为涉及到比较专业的生产制造,需要业务员或跟单员在这方面有着较强的理解和分析能力。而品质方面也可以求助于公司的品质人员或跟生产供应商确认。

报价条款

通常报价条款会影响到最终单价,而针对不同客户选择不同的条款,有利于提高自己报价的竞争力。

  • 计量单位,有些产品在客户没有明确说明的情况下,可以按套来表示,也可以拆分按一套中的每件或每个来计算,按套或是按件(个)得到的单价让客户在第一感觉就会存在一些微妙的差异,即使按套和按件(个)的成本没有什么差别。这也就是在表述上如何让客户在第一心理上更加容易接受些。
  • 品质标准,按照国际标准的AQL标准,还是客户有指定的检查标准,反映在生产上的损耗就会产生比较大的区别;比如玩具的人物玩偶摆件,出口欧美的大部分以单价取胜,而出口日本的则在细节上更加严格,自然损耗就更大
  • 出货条款,绝大部分客户,特别是欧美,非常喜欢CIF条款,这需要出口商承担更大的运输风险,特别是在疫情条件下,很多的港口,船运都在不停地变化;在制作此类报价单中,一是要及时掌握目的港口的一切信息,特别是政策信息,二是要在报价单中注明有效的日期,或是注明变化范围内的双方各自可承担的成本风险。

市场考查

如何在基础成本上加上合适的利润,不仅仅是从公司固有的利润点出发,更要从当前市场行情来判断,特别是针对此产品报价的可能的市场竞争对手的报价估算范围来预判。

  • 市场行情,需要业务员对当前产品的市场行业有比较敏感的信息收集能力,不仅需要从客户端了解到此产品的市场应用和投放时间,也需要从大范围内收集信息,特别是同类的供应商的产品出口情况
  • 竞争对手,如何获取竞争对手的成本估算?一是与客户保持良好的关系,特别是非业务范围的私人关系,二是获取竞争对手的供应商信息,从供应商获得一些基础的报价信息,三是....自己想办法

报价细节

任何报价都需要有详细的细节解说,通常一个单价并不能向客户表达全部的含义,而只有对报价细节进行说明才能让客户更加深刻了解到你的报价用意。特别要杜绝一些自嗨式的报价单,因为这些报价单也只有报价员自己才看得懂;我们提供给客户的报价单,要具备以下特点:

  • 报价数目明确,特别是小数点位
  • 单价的单价明确,是按一套或是按一件(个)?
  • 所提供报价包含什么内容,不包含什么内容,要让客户清楚知道
  • 报价是基于什么样的条款的
  • 如果无法用文件描述的,是否有提供图片来解释?
  • 报价是否提供详细的包装及出货说明
  • 报价单格式是否专业,美观,简洁?

单价过高怎么办?

有时候在报价自我审查过程中就会发现单价太高,造成的原因,有可能是客户的MOQ数太低了,或是用到了特别的材料,或是特别的工艺等等,那么我们是否如实地提供此单价给客人?当然不是,因为自己都觉得太高的单价也有可能让客户觉得更高了,有可能导致客户不再回复你。因些我们需要制作一些备选方案。

  • 如果客户只给了一个数量,我们就主动提供几个不同数量的单价,形成阶梯式单价,让客户有更多的选择,冲淡低MOQ高单价的影响
  • 如果客户给的产品有特别的工艺或材料,提供有竞争力的备选材料或可达到同种效果的其它工序来减低成本,给到客户可选方案
  • 如果客人要求CIF单价,但因为船运影响到成本,可以选择FOB+实报船运的方案

总之,在自我发现单价成本不够竞争力的时候,首先要主动联络客户得到客户一些目标信息,然后再作出调整,无论在任何方面的调整,都需要给到客人更多的备选方案,而提高自己的被选中的可能性以及一些可议价的话语权。

报价注意问题

  • 任何报价单首先要能够在自己的能力范围内重复检查和确认没有问题后,再提交给上司确认;有部分业务员认为反正还有上司来检查单价把关,错了也没有关系,甚至希望上司来修改,这样只会降低自己在业务中的信任度
  • 在报价明细中,涉及到一些关键信息,不需要告知客户的,要委婉地说明或是只留给客户一些基本信息,因为有些客户会将你提供的解决方案直接向他其它的供应商寻求结果;我们对客户有必须保持一定警惕性,要设有自我保护的措施
  • 有时候给客户让价,不能直接接受让价,也可以带有一定的条件让价,比如更新付款条件,或者减少折扣等等

 

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